Sala conferenza, convegno o congresso?
Sempre più spesso il mondo del lavoro prevede momenti di condivisione e incontro. Le nuove politiche organizzative spingono verso un più assiduo utilizzo degli spazi comuni. Un ruolo significativo è ricoperto dalla sala conferenza, che è chiamata a rispondere a necessità aziendali varie. Infatti conferenza, congresso e convegno non sono esattamente la stessa cosa! La conferenza è un incontro non periodico organizzato su argomenti di attualità che non presuppongono specializzazioni (ospiti e organizzatori possono operare in settori differenti, come nel caso della conferenza stampa). Il congresso è invece una riunione periodica, dalla durata più lunga e con partecipanti accomunati da medesimi interessi professionali (ad esempio il congresso medico). La finalità di un convegno è informativa o formativa, pertanto l’evento non è periodico e può coinvolgere membri interni o esterni alla società organizzatrice.
Funzionalità, estetica, dotazione tecnologica
Dai convegni tematici aperti a clienti e partner fino alle sessioni in videoconferenza o all’e-learning passando per appuntamenti di brainstorming con il proprio team, l’ambiente della sala meeting risponde quindi ad esigenze che implicano competenze multidisciplinari.
Nella progettazione dello spazio bisogna tenere conto di diversi elementi. Anzitutto i tre pilastri: funzionalità, estetica, dotazione tecnologica. L’attività formativa avrà infatti un impatto migliore se l’ambiente è confortevole, spazioso, ben illuminato e con un’acustica adeguata! La concordanza di questi aspetti essenziali per un luogo che intenda favorire concentrazione e produttività non è per niente semplice!
Questione di proporzioni
Partiamo quindi dall’impatto generato nell’attimo in cui varchiamo la soglia di una sala conferenza. La prima cosa che il nostro occhio percepisce è la proporzionalità delle dimensioni. L’aula è sufficientemente ampia? È possibile muoversi liberamente? La visuale e il comfort sono garantiti a tutti i partecipanti? Ricordati che la sala conferenza riflette l’immagine aziendale non solo ai propri dipendenti ma anche a tutti i clienti esterni che occasionalmente la abitano, fisicamente o virtualmente. Quindi proporzioni, design e colori degli arredi vengono vagliati anche da chi si collega tramite schermo. È bene optare per decorazioni e mobilio non troppo audaci per evitare di distogliere l’attenzione dalla conferenza stessa. La dotazione tecnologica è ormai una condizione sine qua non. Schermi, wifi, proiettori… Bisogna prevedere tutti i dispositivi necessari alla “vivibilità” dello spazio, per non costringere i partecipanti a dover uscire dall’aula.
Il caso: Aulas Colegio De Médicos di Valencia
L’Associazione Medica di Valencia ha richiesto allo studio Mas Millet Arquitectors un intervento integrale nella distribuzione, materiali ed elementi tecnologici delle due sale Barcia Goyanes e Severo Ochoa. Il motto del CdA del Collegio è stato: dare al nuovo spazio un’immagine contemporanea, pacata e attraente, limitando risorse economiche e materiali all’essenziale.
Il progetto ha visto la fusione delle due sale per ottenere uno spazio diafano di 255 mq con una capacità di 130 persone. Grazie ad una paratia mobile acustica la sala diventa polivalente: vi è infatti la possibilità di suddividerla in due spazi con capacità rispettivamente di 80 e 30 persone.
Gli interventi chiave sono stati l’eliminazione del controsoffitto che copriva le travi, creando una sensazione claustrofobica, e la riforma acustica che ha comportato interventi sia nella configurazione orizzontale che nel recinto verticale con il rivestimento di pannelli fonoassorbenti.
Le sedute della sala conferenza
Inoltre la tecnologia d’illuminazione a led ha permesso all’ambiente di adattarsi all’uso che gli viene dato, sia esso una proiezione, una tavola rotonda o un dibattito. Oltre a ridurre consumi e costi di manutenzione in misura significativa!
I partecipanti ad un congresso trascorrono molto tempo seduti. Per l’Associazione Medica era quindi fondamentale che le sedute fossero comode così da non costringere il corpo ad assumere posizione innaturali. La scelta era orientata su sedute di qualità, disegnate e prodotte con attenzione all’ergonomia e con la possibilità di imbottitura.
La nostra Sunny New è stata concepita come seduta per la collettività. Arricchita di braccioli con appoggio sagomato, ai quali è stata agganciata una funzionale tavoletta-scrittoio, è perfetta per luoghi conferenziali! Il telaio a 4 gambe cromate, lo schienale in polipropilene bianco, l’imbottitura assemblata alla struttura della seduta conferiscono un tocco elegante, mantenendo inalterata la sobrietà del disegno.