Artt. 13 – 14 del REG. UE 679/2016
INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER IL CLIENTE – FORNITORE – TERZO DI DIEMME S.R.L.

Aggiornamento giugno 2018

La presente informativa potrà subire delle modifiche a seguito dell’introduzione di nuove norme oppure a seguito di nuovi trattamenti che la società DIEMME s.r.l.potrebbe porre in essere. La preghiamo pertanto di visitare periodicamente il nostro sito web www.diemmeoffice.com nella sezione “Informativa per i Clienti-Fornitori-Terzi” per gli aggiornamenti.

Per qualsiasi chiarimento, informazione, esercizio dei diritti elencati nella presente informativa, si prenda contatti con dm@diemmeoffice.com oppure – per invio racc. a/r – DIEMME s.r.l. con sede legale in via del Lavoro n. 25  – Cadogné (TV)

Indice

1. Informazioni generali sulla Privacy.
2. Definizione di dati personali e di trattamento degli stessi.
3. Individuazione del titolare, responsabile e incaricato del trattamento.
3.1 Il Titolare del trattamento.
3.2 Il Responsabile del trattamento.
3.3 Gli incaricati al trattamento
4. Finalità del trattamento e altre informazioni sullo stesso.
4.1 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Clienti.
4.2 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Fornitori.
4.3 Trattamenti svolti per fini di cortesia nei confronti dei Clienti e Fornitori.
4.4 Trattamenti svolti per il vaglio del CV dei Terzi.
4.5 Trattamenti finalizzati all’invio di Comunicazioni o Newsletter per i Clienti-Fornitori e Terzi.
4.6 Trattamenti svolti mediante il sito web nei confronti degli utenti (Form di contatti – Newsletter – Cookie)
4.7 Clausola di chiusura sui trattamenti.
5. I diritti del Cliente – Fornitore – Terzo.
6. Misure di sicurezza.

1. INFORMAZIONI GENERALI SULLA PRIVACY

Con la presente informativa la società DIEMME s.r.l. con sede legale in via del Lavoro n. 25  – Cadogné (TV), P. IVA: IT03126650260 Numero Rea 222188, Camera di Commercio di Treviso nella persona del legale rappresentante pro-tempore, quale titolare del trattamento dei dati personali – desidera informarLa sul trattamento dei Suoi dati personali in attuazione del Reg. UE 2016/679 che stabilisce le regole per proteggere e tutelare le persone fisiche con riguardo al trattamento dei loro dati personali.

La presente informativa regola il trattamento dei dati per le finalità illustrate al punto 4 e seguenti. Per tutti i trattamenti svolti mediante il nostro sito web www.diemmeoffice.com, si veda il link “Informativa Privacy del sito web” pubblicato sullo stesso sito.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, protezione della riservatezza del Cliente nonché di tutela dei suoi diritti. DIEMME s.r.l. s’impegna ad osservare i principi suddetti e, anche a tal fine, La informa fin da subito che – fatta eccezione per quei trattamenti cui la legge prevede il Suo esplicito consenso – fornendo i Suoi dati personali, Lei accetta e acconsente di essere vincolato alle condizioni e ai termini di cui alla presente informativa.

Il Reg. Ue 679/2016 prevede una tutela rafforzata nei confronti del minore di sedici anni, per cui il trattamento dei dati di quest’ultimo potrà essere da noi effettuato solo se il consenso sia preventivamente rilasciato oppure autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.

Ad ogni buon conto, DIEMME s.r.l. vuole darLe alcune informazioni sul concetto di trattamento dei dati personali, sulle persone che li gestiscono, sulle principali attività di trattamento che la nostra società pone in essere, nonché sui Suoi diritti di interessato.

2. DEFINIZIONE DI DATI PERSONALI E DI TRATTAMENTO DEGLI STESSI

Per dati personali s’intendono tutte quelle informazioni che individuano o rendono individuabile una certa persona fisica. Trattasi di informazioni che direttamente permettono l’identificazione del soggetto (come il nome, il cognome o il codice fiscale) oppure solo indirettamente (come il numero identificativo online oppure i cookie di profilazione, nel caso di utilizzo degli stessi nel sito web).

Per trattamento dei dati personali, invece, s’intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

3. INDIVIDUAZIONE DEL TITOLARE, RESPONSABILE E INCARICATO DEL TRATTAMENTO

3.1 Il Titolare del Trattamento

Il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. E’ peraltro colui che si occupa dei profili sulla sicurezza. Relativamente al trattamento dei Suoi dati personali, il titolare del trattamento è la società DIEMME S.R.L., nella persona del legale rappresentante pro – tempore, meglio specificata in epigrafe. Per ogni chiarimento o esercizio dei diritti che Le competono potrà contattarla agli indirizzi già segnalati.

3.2 Il Responsabile del trattamento

Il Responsabile del trattamento è, invece, la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta i Suoi dati personali per conto del titolare del trattamento. Relativamente al trattamento dei Suoi dati personali, il titolare ha nominato quali responsabili esterni i seguenti soggetti:

– il proprio studio di commercialisti, che tratterà solo i dati necessari per ottemperare agli obblighi di natura fiscale e contabile cui il titolare è sottoposto per legge;

– l’agenzia web che ha sviluppato il nostro sito, la quale – a seguito della Sua navigazione nel sito – potrebbe trattare alcuni Suoi dati;

– la ditta individuale che segue l’assistenza e la manutenzione dei nostri sistemi informatici, il quale durante l’espletamento della Sua attività potrebbe trattare alcuni Suoi dati.

Per qualsiasi informazione riguardante il tipo di dati che essi trattano, le modalità del trattamento, la ragione sociale degli stessi, si contattino gli indirizzi già segnalati. La nomina dei soggetti suddetti – come il loro perimetro di responsabilità – sono circoscritti agli ambiti di trattamento già menzionati.

3.3 Gli incaricati al trattamento

Per quanto riguarda gli incaricati, ossia le persone fisiche che trattano i Suoi dati all’interno dell’azienda, DIEMME s.r.l.ha formalmente nominato i propri dipendenti come incaricati. Ognuno di essi è stato istruito e formato – in relazione al tipo di attività che compie all’interno dell’azienda – per trattare con cura i Suoi dati.

Per maggiori informazioni anche riguardanti tali soggetti, si contattino gli indirizzi già segnalati.

4. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E ALTRE INFORMAZIONI SULLO STESSO

4.1 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Clienti

Dati che potremmo trattare. Del cliente: nome e cognome, residenza, codice fiscale, partita iva, ragione sociale, indirizzo della sede legale o sedi operative, email, telefono, coordinate bancarie, eventuale nome e cognome dei dipendenti del Cliente se persona giuridica, oppure nome e cognome dei parenti del Cliente se persona fisica.

Base giuridica del trattamento. Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (come richiesta di preventivi), esecuzione del contratto (per esempio, il contratto di compravendita), oppure obblighi di legge (obblighi fiscali, altro).

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il Cliente non è obbligato a fornire i dati suddetti. Tuttavia il mancato conferimento non permette a DIEMME s.r.l. di presentare il preventivo, oppure di espletare l’attività oggetto del contratto.

Comunicazione dei dati. Per ottemperare a obblighi contrattuali o di legge alcuni dei dati suddetti potrebbero essere comunicati ad istituti bancari, finanziari, assicurativi oppure ad enti pubblici. Per difendere i propri diritti, DIEMME s.r.l.potrebbe comunicare tali dati anche ad avvocati. In ogni caso, i dati sono comunicati ai dipendenti della società formalmente istruiti per la loro protezione. oppure ai soggetti nominati quali responsabili esterni del trattamento.

Trasferimento di dati in Paesi Extra EU: nessun trasferimento di dati in Paesi Extra UE viene effettuato: i nostri server sono ubicati nel territorio italiano.

Modalità del trattamento: con sistemi informatici (ad esempio, mediante utilizzo di PC o sistemi di gestione) e cartacei (con stampa dei documenti).

Periodo di conservazione dei dati. Nel caso di mancata accettazione del preventivo, i dati da Lei forniti per la presentazione dell’offerta saranno immediatamente cancellati. Invece, nel caso di stipulazione del contratto, i dati saranno conservati per 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale per esigenze di tutela legale, fiscale e contabile cui la nostra società è tenuta per legge.

Clausola di chiusura. Il Cliente – contestualmente alla presa visione della presente informativa – dichiara di fornire la stessa – senza ritardo – ai propri dipendenti o parenti che fornissero i loro dati alla nostra società.

4.2 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Fornitori di servizi

Dati che potremmo trattare. Del fornitore di servizi: nome, cognome, partiva iva, sede legale o sedi operative, coordinate bancarie, mail, telefono, eventuale nome e cognome dei dipendenti del Fornitore se persona giuridica, altro.

Base giuridica del trattamento. Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (richiesta di preventivo da parte di DIEMME s.r.l. al fornitore), esecuzione del contratto (stipulazione del contratto di compravendita) o obblighi di legge (di natura fiscale, altro).

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il Fornitore di servizi non è obbligato a fornire i dati suddetti. Tuttavia il mancato conferimento non permette a DIEMME s.r.l. di valutare l’opportunità di stipulare con esso il contratto di servizi oppure di procedere alla stipula del contratto.

Comunicazione dei dati. Per ottemperare a obblighi contrattuali o di legge alcuni dei dati suddetti potrebbero essere comunicati ad istituti bancari, assicurativi oppure ad enti pubblici. Per difendere i propri diritti, la nostra società potrebbe comunicare tali dati anche ad avvocati. In ogni caso, i dati sono comunicati ai dipendenti della società formalmente istruiti per la loro protezione, oppure ai soggetti nominati quali responsabili esterni del trattamento.

Trasferimento di dati in Paesi Extra EU: nessun trasferimento di dati in Paesi Extra UE viene effettuato. I nostri server sono ubicati nel territorio italiano.

Modalità del trattamento: con sistemi informatici (ad esempio, mediante utilizzo di PC o sistemi di gestione) e cartacei (con stampa dei documenti).

Periodo di conservazione dei dati. Nel caso di mancata accettazione del preventivo da parte di DIEMME s.r.l, i dati forniti per la presentazione dell’offerta saranno immediatamente cancellati. Invece, nel caso di stipulazione del contratto i dati saranno conservati per dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale per esigenze di tutela legale, fiscale e contabile cui la nostra società è tenuta per legge.

Clausola di chiusura. Il Cliente – contestualmente alla presa visione della presente informativa – dichiara di fornire la stessa – senza ritardo – ai propri dipendenti o parenti che fornissero i loro dati alla nostra società.

4.3 Trattamenti svolti per fini di cortesia nei confronti del Cliente o Fornitore

Dati che potremmo trattare. Del Cliente o Fornitore: nome, cognome, email, telefono, ragione sociale, sede legale (tra questi, solo quelli necessari).

Base giuridica del trattamento. Legittimo interesse del titolare del trattamento.

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il Cliente o Fornitore non è obbligato a fornire tali dati, tuttavia il mancato conferimento non permette al titolare di fornire dei servizi di cortesia a favore dei Clienti o Fornitori fidelizzati. Per servizi di cortesia s’intende l’invio di biglietti di auguri in prossimità delle festività, oppure inviti ad eventi speciali o altro. Il titolare ritiene che lo speciale rapporto instaurato con taluni Clienti o Fornitori meriti la sussistenza dell’interesse legittimo all’invio di comunicazioni aventi ad oggetto i servizi di cortesia suddetti. Ciò non incide sui diritti e libertà dell’interessato.

Comunicazione dei dati. Nessuna comunicazione di tali dati sarà effettuata verso terzi. In effetti, i dati suddetti saranno trattati unicamente dai dipendenti di DIEMME s.r.l. all’uopo incaricati per tale tipo di trattamento.

Trasferimento di dati in Paesi Extra EU: nessun trasferimento di tali verrà effettuato verso Paesi Extra UE: i nostri server sono ubicati nel territorio italiano.

Modalità del trattamento: con sistemi informatici (ad esempio, mediante utilizzo di PC) e cartacei (con stampa dei documenti).

Periodo di conservazione dei dati. Il periodo di conservazione dipende dalla volontà del Cliente o Fornitore che in qualsiasi momento, contattando gli indirizzi di cui sopra, potrà opporsi a tale tipo di trattamento.

4.4 Trattamenti svolti per il vaglio del CV dei terzi

Dati che potremmo trattare. Dati del candidato: nome, cognome, email, telefono, percorso formativo, codice fiscale, altro.

Base giuridica del trattamento. Consenso preventivo rilasciato dal candidato in calce al CV.

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il conferimento di tali dati non è obbligatorio. Tuttavia l’omissione di taluni dati non permette a DIEMME s.r.l. di vagliare la proposta proveniente dal candidato.

Comunicazione dei dati. Nessuna comunicazione di tali dati sarà effettuata verso terzi. In effetti, i dati suddetti saranno trattati unicamente di dipendenti della società preposti a tale tipo di trattamento.

Trasferimento di dati in Paesi Extra EU: nessun trasferimento di tali verrà effettuato verso Paesi Extra UE: i nostri server sono ubicati nel territorio italiano.

Modalità del trattamento: con sistemi informatici e cartacei (con stampa dei documenti).

Periodo di conservazione dei dati. Il periodo di conservazione dipende dall’instaurazione o meno del rapporto di lavoro. Infatti, nel caso in cui DIEMME s.r.l. non fosse interessata al profilo, si provvederà a cancellare immediatamente i dati del candidato. Invece, nel caso di profili interessanti ma non necessari al momento della presentazione, DIEMME s.r.l. conserverà i dati per il periodo massimo di 6 mesi. Infine, nel caso di stipulazione del contratto di lavoro con il candidato, la nostra società conserverà i dati del nuovo dipendente per dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale e ciò per fini di tutela legale.

4.5 Trattamenti finalizzati all’invio di Comunicazioni Commerciali o Newsletter per i Clienti-Fornitori e Terzi

Dati che potremmo trattare. Nome, cognome, email, numero di telefono (tra questi, soli i dati strettamente necessari).

Base giuridica del trattamento. In relazione allo specifico trattamento (invio materiale pubblicitario/comunicazione commerciale oppure Newsletter): consenso dell’interessato o interesse legittimo del Titolare. In quest’ultimo caso soprattutto nei confronti di taluni Clienti o Fornitori, i quali – in virtù di rapporti contrattuali già in essere o precedenti con la nostra società – si aspettano da DIEMME s.r.l. l’invio di comunicazioni in linea con determinati gusti o interessi già manifestati. Sussiste l’interesse legittimo anche nei confronti di coloro che – da tempo iscritti alla nostra mailing list – hanno dimostrato di apprezzare le nostre comunicazioni e notizie. Ciò non incide sui diritti e sulle libertà dell’interessato.

Diemme srl è partner di agenzie che si occupano della sua promozione pubblicitaria. È possibile pertanto che alcuni dati relativi a potenziali clienti siano forniti a Diemme srl da tali società nell’ambito di quanto previsto dai relativi contratti di promozione, l’utilizzo di tali dati avverrà secondo quanto stabilito nel presente articolo e nel rispetto di tutti gli obblighi di legge.

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il rilascio di tali dati non è obbligatorio, tuttavia il mancato conferimento non permette alla nostra società di inviare comunicazioni commerciali riguardanti tutti i nostri prodotti, le nostre offerte e promozioni, l’invito ad eventi, percorsi di formazione, corsi o attività organizzati presso la nostra società, oppure Newsletter per informarLa con notizie interessanti sulle novità in materia di arredamento. Tali comunicazioni – di natura generica e non personalizzata – Le saranno inoltrate mediante email o SMS o MMS o fax o posta ordinaria.

Comunicazione dei dati. I dati utilizzati per tale trattamento saranno comunicati ai dipendenti o responsabili esterni della nostra società all’uopo autorizzati ed istruiti per svolgere tale tipo di trattamento. In alcuni casi, per l’espletamento del servizio a Suo favore, i dati potrebbero essere comunicati a società terze da noi incaricate per la gestione del servizio di email marketing (si veda a tal fine il seguente punto).

Trasferimento di dati in Paesi Extra EU: quando DIEMME s.r.l.si appoggia a società terze per fornirLe il servizio di pubblicità o Newsletter, alcuni dati potrebbero essere trasferiti verso Paesi Extra UE. Questo accade in quanto le società alle quali ci appoggiamo – oppure i server delle stesse – potrebbero avere sede in Paesi Extra UE. Ciò non deve preoccuparla in quanto, se effettivamente un trasferimento di dati venisse effettuato, ciò potrà avvenire solo sulla base di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione Europea, oppure con le adeguate garanzie previste dal nuovo Regolamento Europeo (come la presenza di norme vincolanti per l’impresa), oppure, in mancanza delle suddette condizioni, con il consenso dell’interessato, oppure nell’ambito di un contratto tra l’interessato e il titolare, oppure nell’ambito di un contratto tra i titolare e un terzo per svolgere un servizio a favore dell’interessato stesso. Per qualsiasi dubbio o informazione sul trasferimento dei Suoi dati in Paesi Extra UE, si contattino gli indirizzi già segnalati.

Modalità del trattamento: con sistemi informatici e solo raramente con sistemi cartacei.

Periodo di conservazione dei dati. Il periodo di conservazione dei dati per finalità di pubblicità commerciale o Newsletter dipende dalla volontà del Cliente-Fornitore–Terzo, che in qualsiasi momento potrà revocare il consenso precedentemente prestato. Nel caso di trattamento basato sul legittimo interesse del titolare, il Cliente o Fornitore interessato potrà opporsi in qualsiasi momento al trattamento stesso.

4.6 Trattamenti svolti mediante il sito web nei confronti degli utenti (Form di contatti – Newsletter – Cookie)

DIEMME s.r.l. dispone del sito web www.diemmeoffice.com mediante il quale il titolare raccoglie dati dell’interessato. Per maggiori informazioni relative ai trattamenti svolti mediante il sito web, si veda il link “Informativa del sito web” inserito in fondo allo stesso sito.

4.7 Clausola di chiusura sui trattamenti in generale

DIEMME s.r.l.tratta solo i dati strettamente necessari per porre in essere le diverse finalità del trattamento. I dati che Lei ci fornirà non verranno in alcun modo diffusi, né trasferiti ad organizzazioni internazionali. Tutti i trattamenti sono svolti presso la sede legale della nostra società oppure presso la sede dei responsabili del trattamento summenzionati. Nessun trattamento automatizzato, come la profilazione, sul quale si fondano decisioni che hanno effetti giuridici o che incidono in modo analogo sulla sfera delle persone fisiche, viene svolto da DIEMME s.r.l. Salvi i trattamenti svolti per fini contrattuali e di legge, nessun trattamento dei Suoi dati verrà svolto senza il Suo preventivo consenso. In taluni casi, e solo ove il trattamento sia effettuato a vantaggio dell’interessato giacché questi vanta una legittima aspettativa in tal senso – la base giuridica del trattamento risiederà nell’interesse legittimo della nostra società. I Suoi dati non verranno comunicati a soggetti terzi, a meno che ciò dipenda da obblighi contrattuali oppure di legge. La nostra società s’impegna a non trasferire dati in Paesi Extra Ue: in ogni caso, se ciò dovesse accadere, il trasferimento verrà effettuato con tutte le garanzie richieste dalla legge (decisione di adeguatezza, norme vincolanti d’impresa, contratto, ecc.) Il termine di conservazione dei dati – salva la revoca o l’opposizione dell’interessato – corrisponderà al termine di esecuzione del servizio.

5. I diritti del Cliente – Fornitore – Terzo

L’interessato – ossia colui che mette a disposizione del titolare del trattamento i propri dati personali – è titolare dei seguenti diritti:

  • il diritto dell’interessato di chiedere al titolare l’accesso ai dati personali, ossia di sapere quali dati tratta il titolare;
  • il diritto ad ottenere il loro aggiornamento;
  • il diritto ad ottenere la rettifica, ossia il diritto di far modificare i propri dati qualora siano cambiati;
  • il diritto all’integrazione dei propri dati ossia il diritto a integrare i dati con altre informazioni fornite dall’interessato;
  • il diritto alla limitazione del trattamento che lo riguardino, ossia di limitare l’uso dei dati da parte del titolare del trattamento;
  • il diritto di opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento;
  • il diritto alla portabilità dei dati ossia il diritto a ricevere tutti i dati personali trattati dal titolare in un formato strutturato e leggibile su supporto informatico;
  • il diritto a chiedere la cancellazione dei propri dati al titolare;
  • la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  • il diritto di ottenere l’attestazione che le operazioni di aggiornamento, rettificazione, integrazione dei dati, cancellazione, blocco dei dati, trasformazione, siano state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  • il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso esplicito precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento posto in essere fino a quel momento;
  • il diritto di proporre reclamo presso il Garante per la Protezione dei dati personali nel caso di violazioni della normativa.

Per una disamina più approfondita dei diritti che Le competono si vedano gli artt. 15 – 16 – 17 – 18 – 20 – 21 del Reg. Ue 679/2016. Le richieste possono essere indirizzate al titolare del trattamento, senza formalità, agli indirizzi in epigrafe.

6. Misure di sicurezza

Il titolare del trattamento s’impegna a proteggere i Suoi dati adottando tutte le misure di sicurezza informatiche e fisiche necessarie. Nessun sistema di sicurezza garantisce, tuttavia, con assoluta certezza tale protezione. Pertanto, salvi i casi di responsabilità per colpa del titolare del trattamento, DIEMME s.r.l. non risponde per il fatto compiuto da terzi che abusivamente accedono ai sistemi e ai luoghi di lavoro senza le dovute autorizzazioni. Per qualsiasi informazione relativa alle misure di sicurezza, si contattino gli indirizzi già segnalati in epigrafe.